Mengapa Proyek Gagal dan Bagaimana Manajer Proyek Dapat Mencegah?

Tujuan prinsip dari artikel ini adalah untuk mengidentifikasi dan mengeksplorasi berbagai dimensi kegagalan proyek selama masa pelaksanaan proyek. Banyak proyek yang gagal, terutama proyek TI. Satu-satunya cara agar perusahaan dapat menjadi lebih baik dalam menjalankan proyek adalah dengan belajar dari proyek yang telah mereka lakukan. Ada hal-hal kecil yang dapat menentukan nasib proyek. Ini semua dalam praktik dan penelitian manajemen proyek, telah melihatnya sebagai ancaman dan sebagai sesuatu yang harus, jika mungkin, dinetralkan, dikurangi, dan diikuti.

pengantar

Dalam dunia yang sempurna, setiap proyek akan “tepat waktu dan sesuai anggaran”. Tetapi kenyataan (terutama statistik yang terbukti) menceritakan kisah yang sangat berbeda. Tidak jarang proyek gagal. Bahkan jika anggaran dan jadwal terpenuhi, seseorang harus bertanya –

Pertanyaan – “Apakah proyek memberikan hasil dan kualitas yang kami harapkan?”

Jawaban atas pertanyaan ini bisa berbeda dalam perspektif yang berbeda. Tidak ada metode tunggal atau struktur organisasi yang dapat digunakan untuk mengelola proyek hingga sukses. Kegagalan proyek dapat terjadi di organisasi mana pun dan pada proyek apa pun.

Sewa Alat Proyek Pekanbaru , Ada banyak alasan mengapa proyek (baik sederhana maupun kompleks) gagal; jumlah alasan bisa tidak terbatas dan dapat masuk ke dalam fase yang berbeda dari SDLC (Siklus Hidup Pengembangan Perangkat Lunak), inisiasi hingga go live. Terkadang di luar kendali manajer proyek dan/atau anggota tim. Terkadang kegagalan dapat dikendalikan. Proyek yang gagal dan orang-orang yang terlibat dengan kegagalan memiliki kesamaan. Saya telah mencoba menyusun beberapa alasan kritis dan paling mendasar berdasarkan pengalaman saya untuk kegagalan proyek dan mungkin berbeda dari proyek ke proyek.

Dari pandangan luar, bisa jadi semua alasan akan menjadi tanggung jawab dan akuntabilitas manajer proyek namun dari sudut pandang saya itu harus menjadi tanggung jawab bersama.

Berikut adalah beberapa alasan umum mengapa proyek gagal – berdasarkan pengalaman saya.

1. Manajer Proyek yang tidak kompeten

Kemungkinan penyebab pertama kegagalan proyek adalah manajer proyek. Seorang manajer proyek yang membantu mengarahkan proyek secara tepat waktu dan memberikan kepemimpinan yang baik dan menginspirasi dapat sangat membantu dalam mewujudkan proyek yang sukses. Alasan seperti “manajer proyek yang tidak kompeten”, “manajer proyek tidak mau membuat keputusan”, “masalah proyek diabaikan”, “manajemen yang buruk oleh pemimpin proyek”, “kehilangan kendali oleh manajer proyek”, dan “kegagalan manajer proyek untuk mendelegasikan”, “bekerja hanya sebagai koordinator” adalah alasan paling penting yang diberikan untuk kegagalan proyek.

2. Kurang Keterlibatan Manajer Proyek

Ini selalu menjadi topik perdebatan bagi manajer proyek: Haruskah mereka hanya fokus pada aktivitas manajemen proyek murni seperti pelaporan, pelacakan biaya dan masalah, atau haruskah mereka juga menyelami tinjauan dan desain tingkat dasar? Tidak ada jawaban yang benar. Bahkan proyek terbesar pun bergantung pada keberhasilan komponen terkecil. Setiap detail mengandung benih yang bisa berarti perbedaan antara kesuksesan dan kegagalan. Pada tim yang relatif tidak berpengalaman, manajer proyek harus terlibat dalam perincian aktivitas utama. Ini akan membantu mereka memiliki kendali yang lebih baik atas upaya tersebut serta memberikan status proyek yang sebenarnya kepada para pemangku kepentingan.

3. Tidak tersedianya Sumber Daya Terampil

Setiap proyek memiliki beberapa estimasi sumber daya sebelum memulai proyek dan bahkan setiap vendor menyerahkan detail dan profil personel kunci sebagai bagian dari proses penawaran untuk memperoleh proyek. Namun gambar selalu berlawanan setelah proyek diberikan. Estimasi sumber daya awal dan lembar pemuatan diserahkan kepada manajer proyek sebagai bagian dari proses serah terima penjualan tetapi saya telah melihat bahwa manajer proyek selalu berjuang untuk sumber daya terampil yang tepat sehingga tim kepemimpinan harus memahami kekritisan dan menyediakan sumber daya terencana / terampil tepat waktu untuk menghindari keterlambatan atau kegagalan proyek.

4. Kurangnya Perencanaan yang Tepat

Manajer proyek harus memiliki visibilitas hasil proyek yang jelas dan harus melibatkan dirinya sendiri langsung dari penyerahan penjualan karena fase ini sangat penting untuk keberhasilan proyek. Jika Anda tidak memiliki fokus yang jelas pada tahap awal proses/proyek, Anda mempersulit diri sendiri. Hal ini akan menyebabkan estimasi yang tidak tepat dan perencanaan setengah matang.

5. Kurangnya Dukungan Manajemen / Penyelarasan Kepemimpinan

Penting untuk memastikan bahwa manajemen senior tetap terlibat penuh selama siklus hidup proyek. Keterlibatan mis. melalui sesi pembaruan proyek menyiratkan bahwa mereka bersedia mengambil tindakan yang tepat untuk mengatasi masalah yang diangkat oleh tim proyek, mengurangi risiko proyek, memberikan kepemimpinan, sehingga berkontribusi pada keberhasilan proyek.

6. Komunikasi yang Hilang

Rencana komunikasi memainkan peran yang sangat penting dalam keberhasilan atau kegagalan proyek. Rencana harus berisi perincian pemangku kepentingan, yaitu nama, peran, nomor kontak. dan email, detail tim proyek, matriks eskalasi, dan grup dependen lainnya. distribusi informasi deekor (pemangku kepentingan, detail informasi, metode distribusi, format dan frekuensi) harus didefinisikan dengan jelas dalam rencana. Untuk menyelamatkan proyek Anda dari kegagalan, manajer proyek perlu membuat saluran komunikasi yang jelas.

Komunikasi yang efektif dalam organisasi mana pun penting untuk menjaga semua anggota tim Anda pada halaman yang sama, menghindari kebingungan dan membuat mereka tetap termotivasi. Dengan berkomunikasi dengan tim Anda, manajer proyek dapat mengembangkan lingkungan kepercayaan, secara proaktif menghilangkan konflik, yang akan menghasilkan yang terbaik dari tim Anda dan pada akhirnya mengarah pada keberhasilan penyelesaian proyek.

7. Mengabaikan Proses Manajemen Perubahan

Luangkan waktu sejenak sebelum proyek Anda mulai mengalami perubahan signifikan, atau bahkan sebelum Anda mencari solusi teknologi. Sangat penting untuk menentukan langkah-langkah proses manajemen perubahan Anda. Pemahaman yang kuat tentang prinsip-prinsip manajemen perubahan akan berfungsi sebagai tulang punggung yang kuat untuk setiap rencana manajemen perubahan. Perubahan tidak bisa dihindari, terlepas dari ukuran proyek Anda. Baik atau buruk, itu harus dikelola dengan baik untuk memastikan proyek berlanjut tanpa gangguan. Setiap proyek harus memiliki proses kontrol perubahan, dan setiap permintaan perubahan, betapapun kecilnya, harus melewatinya. Dampak perubahan harus didokumentasikan, disetujui, dan dipresentasikan kepada pemangku kepentingan utama sehingga setiap orang memahami pengaruhnya terhadap kualitas, biaya, dan jadwal. Titik fokus dari setiap pemimpin yang ditugaskan untuk perubahan harus menyelaraskan tim mereka dengan visi. Komunikasi adalah komponen penting dalam memastikan setiap anggota tim berada di halaman yang sama.

8. Tidak Ada Proses Manajemen Risiko

Banyak proyek gagal karena tidak ada proses manajemen risiko sebagai bagian integral dari proses manajemen proyek. Saya tidak terkejut karena saya telah mengerjakan banyak proyek di mana log risiko dibuat di awal proyek dan kemudian diparkir dengan tenang, tidak pernah terlihat lagi. Lalu coba tebak – situasi yang dapat diprediksi dengan sempurna muncul di mana tidak ada yang tahu bagaimana harus bereaksi.

Itu ada di log risiko tetapi tidak ada respons risiko yang dibuat sehingga hasil yang dapat diprediksi adalah proyek yang kurang optimal. Perasaan saya sendiri berdasarkan pengalaman saya adalah bahwa Anda mengabaikan manajemen risiko dalam sebuah proyek dengan risiko Anda.

9. Jaminan Kualitas yang tidak memadai

Sekarang di sinilah teknis masuk. Proyek perangkat lunak sering gagal ketika tidak ada kegiatan penjaminan mutu yang direncanakan dan tidak ada kegiatan sistematis yang dilakukan untuk mengevaluasi kualitas proses pengembangan atau hasil akhir. Hal ini karena manajer sering gagal memproyeksikan tes ulasan yang sesuai atau pos pemeriksaan di mana kualitas dapat diverifikasi. Tinjauan kode adalah bagian dari ini (sebagaimana didefinisikan dalam #20).

10. Alat / Kerangka Kerja Manajemen Proyek Tidak Ada

Proyek yang sukses didasarkan pada metodologi atau kerangka kerja yang menyertakan alat manajemen proyek. Pendekatan yang tepat dapat membantu manajer proyek untuk tetap berada di puncak proyek dan dengan menggunakan beberapa alat manajemen yang andal; manajer proyek dapat meningkatkan produktivitas tim, dapat meningkatkan akurasi, dan menghemat waktu dengan mengotomatiskan aktivitas seperti pelacakan tugas dan mengelola dependensi.

Sejumlah besar proyek yang gagal dihasilkan dari metodologi dan kerangka kerja yang hilang, yang menyebabkan ketidakakuratan dan waktu yang terbuang percuma. Ada banyak kerangka kerja dan metodologi manajemen proyek (seperti Agile, Iteratif) dan mereka dapat mendukung pengiriman yang efisien.

11. Budaya Perusahaan/Proyek

Budaya perusahaan atau proyek tidak boleh didukung oleh lingkungan politik. Ini harus mendukung kompetensi, keterampilan, profesionalisme dan transparansi. Jika tidak, anggota tim tidak akan termotivasi untuk melakukan yang terbaik. Pada dasarnya, setiap orang yang terlibat harus berpartisipasi dalam bagian proyek mereka agar berhasil menyelesaikannya. Setiap tindakan yang diambil oleh manajer proyek untuk memindahkan pelaksanaan proyek dari arena politik ke arena yang objektif dan analitis akan meningkatkan keberhasilan proyek. Ini melibatkan pengelolaan dan mempertahankan orang-orang yang paling terampil dan produktif. Pengetahuan adalah uang. Adalah tugas manajer proyek untuk mengelola dan memotivasi sehingga upaya proyek akan mengalami zona kinerja optimal sepanjang hidupnya.

12. Prioritas yang Tidak Tepat

Sementara beberapa bekerja paling baik pada sejumlah kecil persyaratan, yang lain lebih cocok untuk proyek yang sangat kompleks dengan banyak pembuat keputusan. Tetapi terlepas dari kapan itu dilakukan, sebelum persyaratan dapat diprioritaskan, manajer proyek harus mempertimbangkan mengapa persyaratan paling penting dari sudut pandang bisnis dan apa dampaknya terhadap keseluruhan sistem apakah persyaratan baru akan menambah nilai pada keseluruhan sistem atau itu. akan berada di atas kepala. Manajer proyek harus memimpin latihan prioritas bersama dengan semua pemangku kepentingan yang relevan. Ada beberapa kemungkinan pertimbangan bisnis, termasuk nilai, biaya, risiko, dan peningkatan pengalaman pelanggan, kesepakatan pemangku kepentingan, dan variabel urgensi.

13. Analisis Pemangku Kepentingan yang Tidak Akurat

Analisis Pemangku Kepentingan adalah langkah pertama dan proses penting yang digunakan manajer proyek yang sukses untuk mendapatkan dukungan dari orang lain. Mengelola pemangku kepentingan membantu mereka untuk memastikan