Bagaimana Rapat dapat Berkembang di Tempat Kerja Hybrid?

Karena semakin banyak organisasi yang menerapkan tempat kerja hybrid, cara mengadakan rapat telah berubah. Pergeseran mendasar ini ditandai dengan akselerasi digital. Perangkat lunak pemesanan meeting room jakarta mungkin menjadi jawaban untuk perubahan ini.

Peningkatan digital telah berkembang sampai saat ini. Dan kemudian pandemi mempercepat kemungkinan digital dalam organisasi, kata sebuah penelitian. Tidak diragukan lagi bahwa rapat telah berkembang di tempat kerja hybrid. Pertemuan tradisional telah kehilangan maknanya, dengan karyawan yang tersebar di berbagai lokasi.

Tempat kerja hybrid telah mengubah distribusi orang secara drastis. Karyawan sekarang dapat memilih lokasi kerja mereka. Ini berarti bahwa manajer perlu memastikan karyawan di kantor dan jarak jauh memiliki kemudahan untuk mengikuti rapat dari mana saja. Itulah tuntutan pengaturan kerja hybrid. Riset menunjukkan bahwa rapat hybrid terbuka untuk yang lebih besar seperti ketidaksetaraan di antara karyawan. Pekerja jarak jauh mengeluh bahwa orang-orang sezaman mereka di tempat diberi lebih banyak perhatian. Di sini, manajer harus memastikan bahwa isu-isu tersebut dapat dijawab secara efektif. Seorang pembuat kebijakan Bank of England menyatakan bahwa pertemuan hybrid telah memperlambat kemajuan perempuan dan kelompok marjinal. Sekali lagi, manajer harus melangkah di sini dan memastikan bahwa kesempatan yang sama diberikan kepada semua orang. Sementara para ahli setuju bahwa ini adalah pekerjaan masa depan, manajer dan pembuat kebijakan harus mengatasi tantangan tempat kerja hybrid.

Bagaimana Rapat Berubah di Tempat Kerja Hybrid?

1. Lokasi pertemuan bisa dilakukan dimana saja

Pertemuan hybrid memiliki sifat unik. Mereka tidak terikat oleh lokasi. Misalnya, dalam tim beranggotakan sepuluh orang, dua orang dapat bergabung dari jarak jauh. Delapan sisanya bisa berada di kantor untuk menghadiri rapat. Meskipun ruang rapat fisik masih penting, pekerja jarak jauh mengandalkan alat konferensi video untuk bergabung dalam rapat. Ini menjadi lebih mudah dengan perangkat lunak konferensi video seperti Zoom, Google Meets, atau Microsoft Teams. Ringkasnya, rapat tidak lagi terikat oleh dinding ruangan. Ini semua tentang kenyamanan karyawan.

2. Rapat lebih singkat dan lebih sering di tempat kerja hybrid

Tahukah Anda bahwa karyawan menghabiskan tiga jam untuk menghadiri rapat di meeting room jakarta pusat sebelum pandemi? Namun di tempat kerja hybrid, setiap pertemuan berlangsung singkat, to-the-point, dan dapat dilacak untuk digunakan di masa mendatang. Karena karyawan terbagi dalam penyiapan di kantor dan jarak jauh, rapat harus tepat. Ini akan memastikan mereka berada di halaman yang sama, terlepas dari lokasi mereka. Dan itu adalah tujuan yang baik untuk dicita-citakan dalam ekonomi “waktu adalah nilai” saat ini.

3. Rapat dikategorikan berdasarkan tujuan dalam model kerja hybrid

Dalam pengaturan kantor konvensional, semua rapat dilakukan secara langsung terlepas dari tujuannya. Dan sangat masuk akal jika semua karyawan sudah hadir di kantor. Namun alasan seperti itu tidak berlaku dalam pengaturan tempat kerja hybrid. Karena tempat kerja hybrid menawarkan lingkungan yang dinamis dan fleksibel, karyawan dapat memilih untuk datang ke kantor atau tidak. Ini berarti rapat perlu memperhitungkan setiap jenis pekerja yang sesuai. Biasanya pertemuan dengan tujuan berbasis hubungan seperti interaksi karyawan, tinjauan umpan balik, penghargaan karyawan, dll., paling baik diadakan secara langsung.

4. Penyertaan dalam rapat merupakan prioritas utama di tempat kerja hybrid

Rapat hybrid dapat dengan cepat menjadi ruang eksklusif. Ini karena karyawan kantor memiliki keuntungan unik dari kehadiran fisik dibandingkan orang yang bekerja dari jarak jauh. Jadi, mereka dapat membangun hubungan baik dengan pemimpin rapat, berpartisipasi dalam diskusi, membuat kehadiran mereka terasa, dan dengan cepat mendominasi percakapan. Ini tidak hanya membuat kesal lebih dari 64% peserta rapat, tetapi juga menjadi perhatian karyawan jarak jauh. Inilah mengapa inklusivitas harus menjadi landasan pertemuan hybrid.

5. Pengarahan setelah rapat lebih penting di tempat kerja hybrid

Dalam dunia korporat yang ideal, setiap karyawan di tempat kerja hybrid akan bergabung dalam rapat pada waktu yang ditentukan. Tapi bukan itu masalahnya. Dalam kasus pertemuan di tempat, ini berarti hilangnya transfer informasi penting. Namun, di tempat kerja hybrid, manajer dapat menghindari situasi seperti itu. Mereka dapat dengan mudah merekam rapat atau memberikan pengarahan mendetail kepada karyawan yang tidak hadir. Melakukan hal ini memastikan semua karyawan tetap mengetahui rencana di seluruh perusahaan.