Sewa Meeting Room Di Hotel, Menguntungkan Atau Merugikan?

Hotel berbintang umumnya dilengkapi fasilitas meeting room untuk mengadakan acara-acara penting. Biasanya ruang meeting ini digunakan oleh perusahaan, organisasi, atau komunitas tertentu untuk mengadakan pertemuan khusus. Pertemuan yang dimaksud bisa berupa seminar, presentasi, rapat anggota, talk show dan sejenisnya.

Berbeda dari meeting room di coworking space yang seluruh agendanya ter-schedule rapi, hotel punya sedikit kekurangan terkait ruang pertemuan yang disediakan. Seperti yang kita tahu hotel merupakan fasilitas publik yang selalu ramai oleh tamu yang datang. Bukan tidak mungkin hal tersebut mengganggu konsentrasi rapat di ruangan meeting.

Persiapan Menyewa Meeting Room di Hotel

Bagi pengguna meeting room di hotel mungkin cukup banyak persiapan yang harus dilakukan. Mulai dari menginventarisasi perlengkapan, jumlah peserta, konsumsi, dan yang paling penting dana operasional.

Namun ada faktor krusial lain yang tidak bisa diabaikan yaitu jadwal atau pemilihan waktu acara. Hari, tanggal dan jam merupakan hal penting untuk mengakomodasi tamu atau peserta yang diundang.

Jika Anda mengadakan acara bertepatan dengan hari libur atau event tertentu, besar kemungkinan hotel menjadi terlalu ramai. Banyak orang lalu lalang keluar masuk yang tak jarang menimbulkan suara-suara keras.

Untuk mengantisipasi kemungkinan tersebut Anda perlu konfirmasi dengan pihak hotel. Pastikan jadwal acara yang ingin Anda selenggarakan tidak berbenturan dengan acara lain sehingga suasana di meeting room nantinya tetap kondusif. Jika tanggal dan jam sudah ditentukan Anda bisa langsung booking tempat.

Mengatur jadwal saja belum cukup menjamin acara pertemuan dapat berjalan lancar. Masih ada yang perlu Anda pastikan lagi yaitu soal fasilitas di ruang meeting. Pastikan apakah tersedia alat peraga, proyektor, mikrofon, audio system, dan lain-lainnya. Jika butuh penambahan alat, Anda harus mengkalkulasi berapa biaya pengadaan alat tersebut.

Selanjutnya soal akomodasi peserta yang diundang juga harus dipikirkan secara matang. Faktor akomodasi ini memang tidak bisa disepelekan untuk mengantisipasi hal-hal diluar prediksi seperti rapat di hotel yang jauh di luar kota, acara berakhir sampai larut malam, bahkan acara berlangsung lebih dari satu hari.

Untuk masalah akomodasi apalagi jika sampai berlangsung lebih dari 1 hari, biayanya memang relatif mahal. Solusinya Anda cukup menyewa meeting room di hotel, namun terkait kebutuhan akomodasi ada alternatif yang lebih murah seperti guesthouse, penginapan, bed & breakfast, atau tempat-tempat sejenis yang tidak jauh dari lokasi pertemuan. 

Pilih Meeting Room di Coworking Space

Jika biaya sewa ruang meeting di hotel terlalu mahal,  sebenarnya Anda punya solusi yang tak kalah menguntungkan yaitu sewa meeting room di coworking space. Selain terdapat fasilitas lengkap dan perangkat elektronik terkini, biayanya juga lebih terjangkau.

Durasi sewa coworking space biasanya dihitung perjam sehingga lebih hemat. Untuk efisiensi biaya Anda bisa memperhitungkan berapa jam penyelenggaraan acara. Ini tentu berbeda dengan sewa meeting room di hotel yang biasanya dihitung minimal per-hari. Nah, sekarang pilih yang mana? Sewa ruang meeting di hotel atau di coworking space?

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *